用英文打字機抄打信函，包括商業(yè)信函、公函和私人信函的一種技巧，是英文打字實用性技能之一。信函的內容主要有信函的頭銜，日期，郵送方式，收信人姓名及住址；經(jīng)辦人，稱呼，事由，信文，自謙語，簽字，姓名略寫，附件，副本，再啟等。信函的抄打格式一般有半齊形、齊形、全齊形、斜形四種。半齊形信函的每段信文第一行均縮進五格，自第六格開始打；其余各項抄打的格式均與齊形信函相同。此種格式整齊、美觀、故常多見。齊形信函的抄打格式除日期、自謙語、公司負責簽字人姓名及職銜外，均自左邊開始抄打。此抄打格式整齊、美觀、容易、亦為常見的一種。全齊形信函格式抄打容易，又省時間，故目前甚為流行，且以美國各公私機構使用者較多。斜形信函除每段信文的第一行縮進五格外，收信人姓名住址每行較上行都縮入五格，其他各項則依照半齊形信函格式抄打。此種格式為一種古老式的信函，因此，抄打比較麻煩，亦極為少見。
信函中的信銜和信文各行的標點應按規(guī)定抄打，但日期、收信人姓名及其住址、稱呼、自謙語、簽名和職稱等行尾的標點則有下列三種使用方法：①開放式標點。此種信函除信文外，日期、收信人及其地址、稱呼、自謙語等項的各行行尾，都不抄打標點；但略寫字仍必須依照規(guī)定使用句號。②混合式標點。此種信函的日期及收信人及其住址各行行尾，都不必抄打逗號，商業(yè)性的信函及公函則用冒號。自謙語后面抄打逗號。此種標點的信函，在我國和美國多喜采用。③關閉式標點。此種信函的日期行后要加打一句號。收信人姓名及信址各行后要加打一逗號，最后一行要加打一句號。在稱呼之后，較私人性的信函應用逗號，至于商業(yè)性的信函及公函則用冒號。自謙語后用逗號。簽字人姓名各行后加打一逗號。簽字人職銜后要加打一句號。其他各項識別，如擬稿人及打字員姓名縮寫，附件、副本等后要加打一句號。信封的打法一般包括寄信人姓名及地址；收信人姓名地址；郵票，郵遞方式；其他識別等。寄信人姓名及地址的位置打在信封左上角，自信封上端起的第二行，及離左邊空三個空格，先打寄信人姓名，然后再打門牌號碼、道路、縣、市、省和國名。收信人姓名及住址的打法有齊形和斜形二種，最好打齊形。行間用單行間隔；住址應限于三、四行，最好不要超過五行。郵送方式全部采用英文大寫字體，打在右上角郵票之下，不得低于收信人住址上三行。其種類有：航空信、掛號信、快信、雙掛號信。如有下列各項的指示，應打在信封的左下角處。如：親啟、緊急、經(jīng)辦人、轉交、留交、無價值樣品、印刷品、樣品、機密、介紹某某先生等。
抄打英文信函應注意：①務必按信函的規(guī)定抄打。②完畢后，應詳加檢視，有錯的信函應當重打，養(yǎng)成良好的正確打字觀念。③副本較多可用復寫紙抄打，如副本很多用蠟紙抄打后油印。④打信封時先將信封的封背朝自己，封口一邊向下，卷進卷筒左邊轉入。⑤如使用有窗口信封時，信內的收信人及住址，應打在信紙固定的位置上，然后經(jīng)過折疊，使信內打好的收信人及地址，經(jīng)信封透明窗口露出。⑥練打信封時，使用真的信封，不太經(jīng)濟；可將紙張折疊成信封進行練習，或以舊信封代替，進行抄打訓練。