書信包括一般書信和專用書信。一般書信即指私人往來的信件。專用書信包括感謝信、表揚信、慰問信、推薦信、介紹信、證明信、咨詢信、申請書、聘書、決心書、倡議書、建議書、挑戰(zhàn)書等。專用書信具有專門性和內(nèi)容上的規(guī)定性。公開的專用書信大都用標(biāo)題標(biāo)明信件的性質(zhì)。以團(tuán)體署名的專用信件，一般不加結(jié)束語與問候語。
(1)一般書信
包括稱呼、正文、結(jié)束語、署名、日期五個部分，每個部分都有一定的格式。
①稱呼。當(dāng)面怎樣稱，信上也要怎樣稱。要頂格寫在第一行，稱呼后邊用冒號。
②正文。正文是信的主要部分，要說的話都在這里。正文前可以有問候語。如“你好”、“近來工作忙嗎”之類。這個問候語要縮兩格寫，也可以自成一段。如果問候語自成一段了，正文就要從另一行縮兩格開始寫，轉(zhuǎn)行頂格。正文要分段，最好一事自成一段。每段開始都要空兩格。要做到真誠、得體、簡明、慎重。
③結(jié)束語。結(jié)束語也叫致敬語，是禮貌語言。致敬語應(yīng)該因人因具體情況而定。格式一般分兩行，以“此致敬禮”為例，“此致”寫在文后第一行縮兩格處，“敬禮”寫在第二行頂格處。
④署名。寫在正文后第三行右方(寫完署名，后面應(yīng)空兩格)。
⑤日期。寫在正文后第四行的右方(寫完日期，后面應(yīng)空兩格)。如果整封信已寫完，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏，或又有什么話要說，可補寫在后面，加“又及”、“另外”、“還有”字樣。
[示例]
親愛的×××:
您好！
最近一個時期，對于我畢業(yè)后選擇職業(yè)志愿的問題，我和媽媽各有各的想法，意見總不能統(tǒng)一。所以，我去信和您談?wù)勎业南敕?，希望能得到您的支持?br>做一名優(yōu)秀的技術(shù)工人一直是我最大的愿望。您還記得嗎？小時候當(dāng)我獨自把壞掉的插座修好時，您夸我心靈手巧，說我長大了一定是個有出息的人。做一個技術(shù)工人并不可恥。假設(shè)一間工廠如果只有腦力勞動者而沒有一名優(yōu)秀的技工，那么機(jī)器出現(xiàn)故障時由誰來修理它，讓它重新工作呢？即使作為一個工人，我也能繼續(xù)學(xué)習(xí)專業(yè)知識，在工作崗位上邊實踐邊檢驗學(xué)到的知識，鍛煉自己，以便成為一名優(yōu)秀的技師。
親愛的×××,我想，也許我的選擇在一段時間內(nèi)會讓母親失望、難過，但相信在不久的將來，她會理解我的。請相信我的選擇，請讓我走自己的路！
　祝
身體健康，萬事如意！

×××　　
××××年××月××日

(2)專用書信
①感謝信
是對某個單位或個人的關(guān)懷、支援、幫助表示感謝的信。這種信可以直接給對方或?qū)Ψ剿趩挝?，也可以張貼在對方單位內(nèi)或所在地的公共場所，還可以交給報紙、廣播電臺、電視臺刊登或播映。
感謝信的格式如下：
a.第一行正中用較大的字體寫上“感謝信”三個字。如果寫給個人，這三個字可不寫。有的還在“感謝信”三個字的前邊加上一個定語，說明是因為什么事情寫給誰的感謝信。
b.稱呼。第二行頂格寫出被感謝單位名稱或個人姓名，姓名后可加適當(dāng)?shù)姆Q呼，稱呼后用冒號。如果感謝的對象比較多，可把感謝對象放在正文中間提出。
c.正文。第三行空兩格寫起。要寫清對方在什么時間、什么地點，由于什么原因做了什么事，對自己或單位有什么支持或幫助，事情有什么好的結(jié)果或影響。還要寫清楚從中表現(xiàn)了對方哪些好思想、好品德、好風(fēng)格。最后表示自己或所在單位向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)的態(tài)度和決心。文字要精練，感情要真摯。
d.結(jié)束語，即致敬語。另起一行空兩格寫上“此致”,下一行頂格寫上“敬禮”。
e.署名、日期。在正文后第三行右方寫上發(fā)信單位名稱或者個人姓名，在正文后第四行右方寫上發(fā)信的日期。(寫完署名、日期，后面應(yīng)空兩格)
[示例]

感謝信

××醫(yī)院全體醫(yī)生及護(hù)士：
我村五保老人×××因下肢潰爛前往貴科室治療期間，得到了你們的熱情接待，并被給予了高超的技術(shù)治療以及熱情周到的護(hù)理。在此向你們致以衷心的感謝！
同時，我們也感謝醫(yī)院的各級領(lǐng)導(dǎo)，感謝你們培養(yǎng)出像姜主任、劉大夫這樣的好醫(yī)生！千言萬語的感謝最后只能匯成一句祝福的話：真心祝愿醫(yī)院××科全體醫(yī)護(hù)人員身體健康，全家幸福！
　此致
敬禮

××鄉(xiāng)××村民委員會
××××年××月××日

②表揚信
是對某些單位或個人的模范事跡和高尚風(fēng)格表示頌揚的信件。這種信件可以是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體表揚所屬的某一單位或某一個人的，也可以是群眾之間的互相表揚。表揚信張貼在被表揚的單位、個人的所在地或公共場所，也可以在報紙上發(fā)表，在電臺廣播，在授獎大會上宣讀。
表揚信的格式和寫法與感謝信相同。
[示例]

表揚信

可親可敬的獻(xiàn)血者：
5月12日四川汶川發(fā)生8.0級大地震，人員傷亡慘重，急需大量的血液。5月21日9點，由×××分校紅十字會組織的“愛心獻(xiàn)血，感恩社會”無償獻(xiàn)血活動在圖書館前的廣場拉開序幕。來自××學(xué)院各年級的同學(xué)積極自愿地參與了這次獻(xiàn)血活動。
××學(xué)院的30名學(xué)子們積極參加無償獻(xiàn)血的行動不僅挽救了許多人的生命，而且弘揚了救死扶傷、樂于助人的奉獻(xiàn)精神，充分體現(xiàn)了當(dāng)代大學(xué)生以真情奉獻(xiàn)社會，以愛心溫暖校園的崇高思想品德。你們獻(xiàn)出一份愛心，將使整個社會變得更加溫馨與和諧！我們相信，全體師生都將以你們?yōu)榘駱?，加入到無償獻(xiàn)血的隊伍中來，在四川人民需要我們的時候，奉獻(xiàn)我們的熱血和愛心。
最后，真誠地感謝××學(xué)院所有獻(xiàn)血的和有心獻(xiàn)血的同學(xué)們！祝愿你們今后身體健康，學(xué)業(yè)有成，為國家和學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)！

×××分校紅十字會　　
××××年××月××日

③慰問信
是組織、部分群眾或某個人向有關(guān)集體、個人表示慰勞、問候、致意的書信。所謂有關(guān)集體或個人分作兩類：一類是在“兩個文明”建設(shè)中作出了重大貢獻(xiàn)的，一類是由于某種原因而遇到暫時困難或遭受嚴(yán)重?fù)p失的。
慰問信的格式和寫法與感謝信(正文除外)相同。慰問信的正文內(nèi)容，首先說明寫慰問信的原因，或是因為對方在工作中取得了成績，或是因為對方遇到了暫時的困難和挫折；其次，敘述對方的模范事跡或遇到困難時表現(xiàn)出來的高貴品質(zhì)，并向?qū)Ψ奖硎疚繂枺辉俅?，寫一些贊揚、鼓勵和祝愿的話。語氣要誠懇、真切，行文要樸實。
[示例]

致全體退休教師的慰問信

尊敬的退休教師們：
你們好！
在敬老日來臨之際，請接受我們對你們的親切慰問，并祝你們身體健康，合家幸福。
在過去的歲月里，你們把汗水灑在了哺育學(xué)生的講臺上，留下的經(jīng)驗和輝煌至今仍是我校引以為傲的財富。××××小學(xué)的歷史上，記載著你們不可磨滅的貢獻(xiàn)，××××小學(xué)的創(chuàng)業(yè)途中，仍期盼著你們的關(guān)注和支持。莫道桑榆晚，為霞尚滿天。衷心希望，老教師在科學(xué)安排好自己的晚年生活的同時，與時俱進(jìn)，有所作為，繼續(xù)開展一些有益于身心健康的活動，不斷提高生活質(zhì)量，繼續(xù)發(fā)揮余熱，多做些貢獻(xiàn)社會、有益家庭、教育青年、促進(jìn)穩(wěn)定的工作，真誠歡迎你們常回?？纯矗瑸閷W(xué)校的發(fā)展出謀劃策。
祝節(jié)日快樂！

××市××××小學(xué)　　
××××年××月××日

④介紹信
是派遣人員去外單位聯(lián)系工作、洽談事務(wù)、參加會議、了解情況時所使用的信件，對派遣人員起介紹和證明的作用。介紹信的格式如下：
a.題目。第一行正中寫“介紹信”三個字，用大號字。
b.稱呼。第二行頂格寫聯(lián)系單位的名稱或個人姓名，后加冒號。
c.正文。第三行空兩格寫起。如實填寫受遣人員的姓名和基本情況，并用簡明扼要的語言寫明接洽的事項和對接洽單位的要求等。
d.致敬語。與書信致敬語寫法相同。
e.署名、日期。在正文后第三、第四行右方分別寫明介紹單位的名稱或個人姓名和日期，單位介紹要加蓋公章。
f.最后一行左方注明有效期，天數(shù)要大寫。
[示例]

介紹信

尊敬的×××公司：
您好。
在校大學(xué)生參加社會實踐活動是大學(xué)生理論聯(lián)系實際、在實踐中成長的有效途徑。根據(jù)團(tuán)省委的指示精神，我院每年都組織大學(xué)生利用假期通過各種形式參加各種社會實踐活動，茲介紹我院××級××××專業(yè)××同學(xué)在寒假期間到貴單位聯(lián)系進(jìn)行社會實踐活動，請給予大力支持！
　此致
敬禮！

××(學(xué)院)委員會　　
××××年××月××日

⑤證明信
是證明某人身份、經(jīng)歷等情況或證明某件事情真相的專用書信，它一般以組織名義寫，格式如下：
a.名稱。第一行正中用大號字寫“證明”二字。
b.稱呼。第二行頂格寫需要證明信的單位的名稱，后加冒號。
c.正文。第三行空兩格寫清要證明的人或事物的具體內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分段書寫。內(nèi)容要真實可靠。
d.正文結(jié)束后，另起一行，空兩格寫“特此證明”。
e.署名、日期。在“特此證明”下一行右方寫證明單位的名稱，并加蓋公章。在單位名稱下邊寫年、月、日。
[示例]

證明

總務(wù)處：
我班李剛同學(xué)不慎遺失?；找幻?，號碼為1024,請予以辦理補發(fā)手續(xù)。
特此證明。

初一(2)班班主任
賀云(蓋章)　　
××××年××月××日

⑥倡議書
是集體或個人首先公開提出某種建議的專用書信。格式如下：
a.名稱。第一行正中用大號字寫上“倡議”或“倡議書”或“……的倡議書”。
b.正文。第二行空兩格寫正文(有的在第二行頂格寫稱呼)。正文要寫清提出倡議的背景和目的、倡議的內(nèi)容和事項，然后寫上倡議者的決心和希望。
c.署名、日期。正文右下方分兩行寫上發(fā)出倡議的單位名稱或個人(幾個人)姓名，注明日期。
[示例]

愛心捐助同學(xué)的倡議書

全縣的廣大團(tuán)員青年、干部職工、愛心人士：
你們好！當(dāng)我們安然有序地學(xué)習(xí)工作、安康幸福地享受生活時，一個不幸的家庭卻在緊急呼救！一個充滿生活熱情的生命正在泣血求助！
他，就是大方一中2011級高二(5)班的盧彬同學(xué)。盧彬同學(xué)家住邊遠(yuǎn)、偏僻、落后的大方縣牛場鄉(xiāng)九龍村四組，世代以務(wù)農(nóng)為生，家庭經(jīng)濟(jì)拮據(jù)，且只有一份土地。然而不幸降臨了，他于今年6月經(jīng)中國人民解放軍四十四醫(yī)院檢查確診為尿毒癥，換腎手術(shù)費以及藥費需要60萬元。為了給他醫(yī)治，其父母已用完了所有積蓄，債臺高筑，知情的親朋與鄰居也都紛紛解囊。然而杯水車薪，巨額的醫(yī)藥費用仍然橫亙在孱弱的生命前……
一個人的付出可能是杯水車薪，但是如果有更多的人獻(xiàn)出自己的愛心，也許就能幫助最需要的人度過最難熬的日子，獲得重生。讓我們伸出援助之手，為這個飽受病魔折磨的生命做點什么吧！眾人拾柴火焰高，愛心捐助匯暖流！您所捐助的每一元錢都飽含著無價的愛心，都將化成一縷縷陽光，匯成一股股甘泉，給厄運中人以無限力量。讓我們用博愛的胸懷鑄就世間的真情，用奉獻(xiàn)的行動拯救寶貴的生命！愿我們的點滴付出凝聚成愛心的彩虹，讓暗淡的生命重新煥發(fā)出燦爛的生機(jī)！
我們熱忱地期盼您的援助！

××市××××中學(xué)　　
××××年××月××日