國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位，在公務(wù)活動(dòng)中為推動(dòng)工作、進(jìn)行管理而形成與使用的，有一定格式和法定效力的文書書面材料，也稱作“公務(wù)文書”。

公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，泛指國家、黨派、政府機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、工廠、農(nóng)村、部隊(duì)、學(xué)校等之間，在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有現(xiàn)實(shí)和歷史作用的所有書面材料、技術(shù)資料、往來的信件和文件，也稱作“機(jī)關(guān)應(yīng)用文”，如各類文件、表報(bào)、圖紙、照片、錄音錄像磁帶等。狹義的公文是指國家行政機(jī)關(guān)的公文。

公文是由特定的作者制定和發(fā)布的。所謂特定作者，是指依法成立的、并能以自己的名義行使權(quán)力和負(fù)擔(dān)義務(wù)的組織和個(gè)人。公文是法定機(jī)關(guān)制定的，它代表機(jī)關(guān)的發(fā)言，具有法定的權(quán)威和行政的約束力。公文具有程式化和規(guī)格化的特點(diǎn)，是一種特定的、以說明為主的應(yīng)用文體；在應(yīng)用實(shí)踐中，由于權(quán)威性、嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和效率的要求，形成了獨(dú)特的程式和規(guī)格，有著統(tǒng)一的分類、名稱和格式。公文是政策性和政治性的集中體現(xiàn)，它的政治性質(zhì)決定于黨和國家機(jī)關(guān)的政治性質(zhì)，它服從并服務(wù)于實(shí)現(xiàn)國家政權(quán)的政治目標(biāo)。公文是為了辦理公務(wù)而產(chǎn)生的，是一種以“簡”、“準(zhǔn)”、“實(shí)”為特點(diǎn)的應(yīng)用文體；公文的內(nèi)容必須是有關(guān)公務(wù)的。

公文的任務(wù)包括傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布法規(guī)，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)等六個(gè)方面。這六個(gè)方面的任務(wù)是不能截然分開的，他們之間是相互滲透、相互結(jié)合的。

各類機(jī)關(guān)、單位在自己的工作職能和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，由于日常工作的需要形成了許多不同類型的公文。這些公文，可以不同的角度、不同的層次、按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不同的劃分。

按公文發(fā)出后的運(yùn)轉(zhuǎn)方向可以分為上行公文、下行公文、平行公文。上行公文是一種由下級(jí)機(jī)關(guān)單位向上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，主要是反映本機(jī)關(guān)工作的實(shí)際情況、請求指示等，如請示、報(bào)告、工作總結(jié)、情況簡報(bào)等。下行公文是一種由上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的，主要是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行工作上的指導(dǎo)、答復(fù)問題等，如命令、通知、通報(bào)、決定、指示、批復(fù)、公告等。平行公文是一種在相互平行的機(jī)關(guān)之間或互不隸屬的機(jī)關(guān)之間發(fā)布的公文，用于互通情況、商洽問題等，如公函、協(xié)議等。

按公文的處理時(shí)限要求，可以把公文分為特急公文(特急件)、急辦公文(急件)、一般時(shí)限公文(常規(guī)公文或單件)。

從公文的機(jī)密程度和閱讀范圍，可以把公文劃分為絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件、普通文件。

從公文的制定機(jī)關(guān)劃分，還可把公文分為黨的文件、政府文件、專門文件、法規(guī)文件等。

公文從文字上看，多數(shù)是兼有記敘文、說明文、議論文的特點(diǎn)，要求簡明扼要，措詞用語要準(zhǔn)確，文字要樸實(shí)，內(nèi)容要實(shí)事求是，觀點(diǎn)明確，要求清楚。寫公文不應(yīng)采用文學(xué)作品的筆法和語言。說明性的文字，多用直述，但不必象學(xué)術(shù)論文那樣詳細(xì)論證；忌用描繪，一般不采用描寫、抒情、夸張的筆法。