紀(jì)要是對一些重要會(huì)議或典型調(diào)查活動(dòng)，摘取要點(diǎn)整理而成的文書。紀(jì)要往往要進(jìn)行理論上的提煉加工，具有普遍的指導(dǎo)意義，有時(shí)也在報(bào)刊上公開發(fā)表。紀(jì)要應(yīng)有明確的指導(dǎo)思想，突出基本觀點(diǎn)，達(dá)到指導(dǎo)工作或宣傳教育的目的。但它不像論文那樣連貫地進(jìn)行論證，而只是對活動(dòng)的概況、發(fā)言要點(diǎn)、綜合性的結(jié)論、要求等，進(jìn)行提綱挈領(lǐng)的集納概括。其結(jié)構(gòu)形式，沒有固定的格式，常見的大體三種類型：①綜述，綜合提煉原始材料，分幾個(gè)部分，分別作較完整系統(tǒng)的說明和論述；②分列標(biāo)題形式，以總標(biāo)題和若干分標(biāo)題為綱目，分類摘錄，按問題組合，闡述實(shí)質(zhì)性內(nèi)容；③綜合記錄形式，一般分問題，將發(fā)言或訪問的重點(diǎn)內(nèi)容擇要列出。無論采用哪種形式，開頭都應(yīng)對會(huì)議或活動(dòng)的概況、目的意義作簡明扼要的介紹。語言文字，力求準(zhǔn)確樸實(shí)，條理分明。
紀(jì)要常見的有會(huì)議紀(jì)要、座談會(huì)紀(jì)要、商務(wù)會(huì)談紀(jì)要等。
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、文件、記錄等材料，用準(zhǔn)確、精煉的語言，綜合反映會(huì)議概況和要點(diǎn)的一種文件。內(nèi)容具有系統(tǒng)性、完整性、深刻性等特點(diǎn)。常用于重要會(huì)議，或作為文件下達(dá)，或用公報(bào)等形式公開發(fā)表。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，可分為：①指示性紀(jì)要，這類紀(jì)要往往形成指導(dǎo)性文件；②決定性紀(jì)要，主要反映領(lǐng)導(dǎo)層例會(huì)或辦公會(huì)議的決定；③情況性紀(jì)要，主要是輸出會(huì)議概況的信息。其寫法一般分四個(gè)部分：①標(biāo)題，由召集會(huì)議的組織名稱、會(huì)議名稱和“紀(jì)要”組成，有的可在標(biāo)題下寫上時(shí)間；②開頭，即前言。簡明扼要地介紹會(huì)議的基本情況，會(huì)議的名稱、起訖時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議的目的，主持人，參加會(huì)議的組織及人員，會(huì)議基本議程，會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)人，上級領(lǐng)導(dǎo)及其講話內(nèi)容的要點(diǎn)，主要活動(dòng)和會(huì)議結(jié)果等；③主體。說明會(huì)議的中心內(nèi)容和主要精神，根據(jù)什么指導(dǎo)思想，解決了哪些問題，決定了今后工作的哪些原則、措施和辦法等。一般可以把會(huì)議中的報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容，按問題分類，分成幾個(gè)部分闡明。除報(bào)告人、重要發(fā)言要提出名字之外，一般的綜合意見，多用“與會(huì)者認(rèn)為”、“會(huì)議認(rèn)為”作敘述；④結(jié)尾。一般是提出希望、號召，要有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會(huì)議精神，努力完成會(huì)上提出的各項(xiàng)任務(wù)。但也可以不寫結(jié)尾，正文最后一個(gè)問題寫完就自然結(jié)束。
座談會(huì)紀(jì)要是會(huì)議紀(jì)要之一，屬情況性紀(jì)要，一般用綜合記錄形式的寫法?？蓞⒄找话銜?huì)議紀(jì)要寫法，根據(jù)座談會(huì)的內(nèi)容相應(yīng)地靈活運(yùn)用。座談會(huì)上的共同的一致的意見，可用“與會(huì)者認(rèn)為”“與會(huì)者一致認(rèn)為”的措辭。所謂“綜合記錄”,“綜合”是將座談會(huì)上談的內(nèi)容加以分類，“記錄”是某人就這個(gè)問題的發(fā)言，如實(shí)地加以記錄整理，以生動(dòng)地反映座談經(jīng)過情況和各種意見的具體提法。學(xué)習(xí)重要講話、文件、社論的座談會(huì)，可重點(diǎn)分述學(xué)習(xí)心得體會(huì)；專題性座談會(huì)，可圍繞專題紀(jì)要；征詢性座談會(huì)，可重點(diǎn)記錄贊同哪些，修改意見有哪些；調(diào)查性座談會(huì)，可分列座談會(huì)上反映了哪些情況。
商務(wù)會(huì)談紀(jì)要是把商務(wù)會(huì)談的概況及其成果擇要整理撰寫而成的文書。往往對參加會(huì)談的各方具有共同的制約力，是公關(guān)的信守度的書面保證。格式一般由三部分組成：標(biāo)題，正文，結(jié)尾。標(biāo)題由參加會(huì)談的商業(yè)組織名稱，會(huì)談的內(nèi)容兩部分組成。正文一般由前言和主體兩部分組成。前言簡要介紹會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、目的，會(huì)談主持單位或主持人，參加會(huì)談的組織名稱及其代表、與會(huì)人員，談判的主要項(xiàng)目等。主體是紀(jì)要的核心部分，反映會(huì)談的中心內(nèi)容和成果?？砂凑勁羞^程的一般模式由開始、洽談、協(xié)議的三個(gè)階段的順序撰寫。清楚地寫明會(huì)談的項(xiàng)目、經(jīng)過，詳細(xì)地寫明會(huì)談的結(jié)果，對實(shí)施細(xì)則或補(bǔ)充、附加條件，會(huì)談各方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)，履行的職責(zé)，必須交代明白。如果會(huì)談后立即簽約的，也應(yīng)寫明。結(jié)尾，主要寫會(huì)談各方共同商定的協(xié)議內(nèi)容，也可概述參加會(huì)談的主管領(lǐng)導(dǎo)的帶有總結(jié)性的講話。最后在紀(jì)要正文右下方署上與會(huì)各方組織的名稱，有的還要寫上各方首席發(fā)表人或全權(quán)代表的姓名(簽名),注明紀(jì)要成文的日期。