《善后會議條例》公布之后，段祺瑞特派與之有“金蘭之交”的許世英辦理籌備善后會議事宜^[1]。許受命之后，即在北京西堂子胡同設(shè)立籌備處，置總務(wù)、文牘、交際三股。各股設(shè)股長一人，下置主任、辦事員及交際員若干，以張軫、費保彥、駱通、廖熙元、李其荃、鄧子誠、李慶芳、烏澤聲等八人為秘書。組織既定，乃召集職員會議，籌商一切，并編訂籌備處章程七條，分別就籌備處的設(shè)立、隸屬關(guān)系和權(quán)限、組織機構(gòu)、文電處理、辦事細(xì)則、竣會后器具之移交、章程實施日期作了具體規(guī)定。關(guān)于籌備處的隸屬關(guān)系和權(quán)限，章程明確規(guī)定：“本處直隸于執(zhí)政，凡一切籌備事務(wù)，由處長秉承執(zhí)政行之；遇有重要事件，由處長呈請執(zhí)政，派員會商決定后呈核實行；關(guān)于善后會議各種議案，應(yīng)請執(zhí)政指定主管機關(guān)，或派員辦理；善后會議條例發(fā)生疑義時，由臨時法制院解釋?！?sup>[2]
籌備處成立后，即根據(jù)章程規(guī)定的職權(quán)范圍，開始邀請會員。最初擬定的會員合計一百三十二名，但因條例細(xì)則規(guī)定兼省長之督辦及兼督辦之省長等會員可派代表兩名與會，全部應(yīng)出席的代表為一百六十六名^[3]。各軍首領(lǐng)以及各省區(qū)及蒙、藏、青海軍民長官大多派代表列席，特聘會員則親自參會。
從政治關(guān)系上分析，善后會議列席者可分為四大派系：其一為安福系。這主要是段祺瑞系統(tǒng)的人，另外還包括段欲拉攏或借重的人，計有趙爾巽、王士珍、熊希齡、烏澤聲、周學(xué)熙、胡適、周作民等十余名，時人稱之為“準(zhǔn)段系”。其二為奉天系。凡東三省、直隸、熱河之代表，皆包括其中，總數(shù)約在三十人上下，領(lǐng)袖人物為張作霖的秘書長鄭謙及參謀長楊宇霆。東三省代表二十余人，與會前曾先在沈陽集合，召開預(yù)備會議，然后來京，足證奉天方面對此會的重視。其三為國民軍系。包括察哈爾、綏遠、京兆、河南省區(qū)代表，以及馮、胡、孫三部之軍官代表，人數(shù)約有十八名，在三系之中勢力較小。至各人之行動，則大體以薛篤弼為標(biāo)準(zhǔn)。其四為西南聯(lián)治派之代表，約十余人，進退大體視唐繼堯的立場為轉(zhuǎn)移。其他各省區(qū)代表，皆不能團結(jié)一致，而往往附屬于某一派。西藏的達賴?yán)镆约鞍喽U額爾德尼的代表以西藏地區(qū)行政及宗教領(lǐng)袖代表的雙重身份應(yīng)邀，雖無派系分別，也十分引人注目^[4]。
依《條例》規(guī)定，“特聘會員”系由臨時執(zhí)政聘請或選派有特殊資望及學(xué)術(shù)經(jīng)驗者擔(dān)任，且人數(shù)不得超過三十名，頗不易確定，直到1925年元旦才最后落實。三十人中，十人為拒賄議員，其入選系奉張與各方妥協(xié)的結(jié)果。其余二十人，或代表各實力派，或代表各政黨，或為商學(xué)界之聞人^[5]。
自1924年12月30日段政府發(fā)出致各軍首領(lǐng)及各省區(qū)及蒙、藏、青海軍民長官通電，“請躬自出席善后會議或派代表出席”,迄于次年2月1日，籌備處接各方派代表或允親自出席之函電，“計有三百四十六件之多”,“函電答復(fù)到會及派代表與會者，共計一百四十八人”^[6]。
經(jīng)費的籌集是頗讓籌備處傷腦筋的事。為使會議順利召開，許世英于1925年1月26日，繕具善后會議經(jīng)費概算書，呈請段祺瑞提交國務(wù)會議議決。經(jīng)費指撥分開辦費和經(jīng)常費，兩項概算約五十萬元^[7]。經(jīng)費來源一為執(zhí)政飭財政部撥放，一為各省協(xié)濟。然而，籌備處最初僅收到財政部撥發(fā)的開辦經(jīng)費二萬元，實收各省協(xié)款，亦只七萬元。臨近會議開幕，會員紛紛由各地赴京，車馬食宿，所費不貲，“告貸頻繁”。許世英“苦無以應(yīng)”,再三呈文段執(zhí)政，請飭部緊急撥放經(jīng)費，但部撥經(jīng)費一直難以落實。經(jīng)籌備處與財政部反復(fù)籌商，最后談妥撥款，但此筆部撥“的款”仍須俟交通部允為代墊，始能兌現(xiàn)。在這種情況下，許世英只好讓會計科向鹽業(yè)銀行“商墊”、“暫借”,以救燃眉^[8]。